Avainsana-arkisto: Tietosuoja

Tietosuoja tuo muutoksia lippukunnan arkeen

GDPR on lyhenne sanoista General Data Protection Regulation eli yleinen tietosuoja-asetus. Sitä aletaan soveltaa kaikissa EU-maissa 25.5.2018 (organisaatiosta riippumatta). Tietosuoja-asetuksen tarkoitus on erinomainen: Sitä noudattamalla parannetaan henkilötietojen suojaa, edistetään henkilötietojen käsittelyn avoimuutta ja estetään henkilötietojen väärinkäyttöä.

Tunnista tietosuojaperiaatteet ja osoita, että toimit niiden mukaisesti

Tietosuoja-asetuksen tarkoitus korostaa mainiosti kahta uutta asiaa. Ensimmäinen on partiota harrastavien oikeudet, toinen on partiolippukunnan osoitusvelvollisuus.

Partiolaisen, kuten kenen tahansa henkilön oikeus omiin tietoihinsa vahvistuu. Rekisteröity eli partiolainen, jonka henkilötietoja partiossa käsitellään, saa pyytää tiedoksi hänestä kerätyt henkilötiedot. Vaikka kyse on ennen muuta partiolippukunnan, partiopiirin tai Suomen Partiolaisten velvollisuudesta kertoa toiminnastaan avoimesti eli informoida, se korostaa myös jokaisen partiolaisen vastuuta digi- ja data-ajan yhteiskunnassa. Toisin sanoen organisaation pitää kirjoittaa ohjeensa ja ehtonsa pienen sijaan suurella präntillä, mutta jokaisen tulee siitä huolimatta lukea ne itse ja huolellisesti.

Partiolippukunnan, kuten minkä tahansa muun organisaation tulee rekisterinpitäjänä käsitellä henkilötietoja vain perustellusta syystä. Mitä tahansa tietoja ei saa kerätä eikä säilyttää. Osoitusvelvollisuus on olennainen tietosuoja-asetuksen aiheuttama muutos. Enää ei riitä, että partiolippukunta noudattaa tietosuojaperiaatteita, vaan se on voitava myös osoittaa – erityisesti rekisteröidyille. Suomen Partiolaiset on julkaissut partion valtakunnalliset dokumentit ja ohjeet, joissa näistä käsittelyperusteista kerrotaan.

Vaikka tietosuoja-asetus uutisoidaan herkästi uusina velvollisuuksina, jokaisen partiolippukunnan on pitänyt käsitellä henkilötietoja huolellisesti jo aiemmin. Myös esimerkiksi Kuksa on suunniteltu ottaen hyvä tietosuoja huomioon, eikä rekisteröidyn partiolaisen arki merkittävästi muutu.

Valmistaudu näin

Suomen Partiolaiset on tehnyt partiolippukunnille ohjeet tietosuoja-asetukseen valmistautumiseksi. Ohjeita tukevat käytännön tietosuojaesimerkit ja työkalu, jolla partiolippukunnan hallitus dokumentoi toimintaansa ja jonka perusteella se huolehtii osoitusvelvollisuudestaan. Ohjeet ja työvälineet on julkaistu lippukunta.partio.fi -sivulla.

Kaikille partiolaisille, partion sidosryhmille ja partiosta kiinnostuneille on julkaistu www.partio.fi/tietosuoja -sivusto. Sinne kootaan partion valtakunnalliset dokumentit ja ohjeet sekä peruskäsitteet ja tietosuojape-riaatteet. Myös ne ovat avuksi osoitusvelvollisuudesta huolehtimiseksi.

Näiden lisäksi esimerkiksi Kuksassa julkaistaan toukokuussa käyttösitoumus, jonka jokainen Kuksan käyttäjä hyväksyy kirjautuessaan järjestelmään ja perehtyy siten tietosuoja-asetuksen mukaiseen henkilötietojen käsittelyyn.

Jos tietosuoja-asiat askarruttavat, ota yhteyttä.

Kuva: Pohjanmaan Partiolaisten kuva-arkisto