Avainsana-arkisto: kuksa

Elokuu lähestyy, ole valmis!

Elokuu on uusien partiolaisten mukaantulossa ylivoimaisesti vuoden vilkkain kuukausi. Oheisesta muistilistasta pääset tarkastamaan ne keskeisimmät asiat, jotka ainakin kannattaa tehdä.

Nettisivut ajan tasalle

Uusien pikku partiolaisten vanhemmat etsivät netistä hyvää harrastusta lapsilleen. Siksi on erittäin tärkeää, että lippukuntasi nettisivut ovat ajan tasalla ja sieltä löytyvät selkeästi ne keskeisimmät tiedot.

Tee ainakin nämä:

  1. Ohjeet, miten toimintaan pääsee mukaan
  2. Keskeiset yhteystiedot
  3. Ryhmien kokousajat
  4. Kolon ja kämpän sijainti (mainitse myös kaupunginosa)
  5. Kuvaus siitä, mitä partiossa tehdään
  6. Ajan tasalla oleva tapahtuma- ja kokouskalenteri

Kannattaa tutustua myös tarkempiin nettisivujen päivitysvinkkeihin.

Näkyyhän lippukuntasi partio.fi partiohaussa?

Partion nettisivujen partiohaussa tullaan elokuussa tekemään jälleen tuhansia lippukuntahakuja. Löytyyhän sinun lippukuntasi listalta?

Tee ainakin nämä:

  1. Varmista, että lippukuntasi löytyy partiohausta
  2. Tarkista, että tiedot ovat oikein
  3. Tee tarvittavat muutokset Kuksassa (tietoja pystyy päivittämään lippukunnanjohtaja, jäsenrekisterinhoitaja ja sihteeri)

Täältä löydät ohjeet lippukunnan lisäämiseen partiohakuun ja tietojen päivittämiseen.

Asuinaluetapahtumat

Kylien ja kaupunginosien kesätapahtumat ovat hyviä tilaisuuksia tuoda partiota esille ja rekrytoida lisää jäseniä lippukuntaan. Hyvän markkinointitapahtuman tekevät yksinkertaiset ja helposti toteutettavat asiat.

Tee ainakin nämä:

  1. Selvitä milloin ja missä olisi omalla alueellasi sopiva tapahtuma ja ilmoittaudu mukaan
  2. Varaa piiristä tarvittavat markkinointimateriaalit
  3. Tee materiaalipankissa lippukunnan käyntikortti jaettavaksi kiinnostuneille
  4. Listaa tapahtumassa tarvittavat tavarat, kuten lettupannut yms.
  5. Rekryä tarvittava määrä tyyppejä mukaan tapahtumaan

Lisävinkkejä hyvän markkinointitapahtuman järjestämiseen.
Vinkkejä siihen, kuinka kertoa partiosta ei-vielä-partiolaisille.
Lue esimerkki onnistuneesta tapahtumasta täältä.

Vanhemmat mukaan toimintaan

Uudet aikuiset mahdollistavat uusien ryhmien perustamisen ja joukossahan on aina hauskempaa. Partiolaisten vanhemmat ovat otollista maaperää uusien johtajien rekryämiseen.

Tee ainakin nämä:

  1. Listaa ne lippukunnan tapahtumat, joihin vanhemmat voisivat tulla tutustumaan partioon
  2. Mieti millä tavoin vanhemmille sopivista tapahtumista tiedotetaan vanhemmille (esim. lappu kotiin, Facebook-postaus ja -tapahtuma, Kuksan huoltajien sähköpostilista, nettisivut)
  3. Mieti, voisiko lippukunnan leirin vierailupäivää hyödyntää aikuisrekryssä
  4. Suunnitelkaa tutustu partioon -koulutus vanhemmille

Vinkkejä innostavan vanhempainillan järjestämiseen.
Näin valjastat leirin vierailupäivän rekrykäyttöön.

Huolehdi Kuksan jäsenhakemusjonosta

Partion nettisivujen kautta tulleet uudet jäsenet näkyvät Kuksan jäsenhakemusjonossa. Jono tulee tarkastaa säännöllisesti ja kontaktoida hakemuksen jättäneet mahdollisimman pian. Mitä nopeammin saat yhteyden hakemuksen jättäjään, sitä paremman kuvan annat hänelle partiosta ja saat uuden partiokaverin mukaan lippukunnan toimintaan. Tärkeintä on, että jokainen kiinnostunut saa jonkinlaisen reaktion yhteydenottoonsa.

Tee ainakin nämä:

  1. Tarkista ettei lippukuntasi jäsenhakemusjonossa ole tällä hetkellä ketään
  2. Palauta mieleesi, miten jonossa olevat hakemukset käsiteltiinkään (ohjeet täällä)
  3. Varmista jo etukäteen kuinka paljon uusia jäseniä ja missä ikäluokassa pystytte ottamaan mukaan

Ryhmien täydentäminen

Elokuu on otollinen aika järjestää kaveripäiviä, joiden avulla jokainen ryhmä pääsee aloittamaan uuden partiokauden täydellä porukalla.

Tee ainakin nämä:

  1. Infoa johtajistoa kaveri mukaan -päivästä.
  2. Miettikää porukalla, millainen ohjelma olisi sopivan houkutteleva, jotta uudet tyypit jäisivät kätevästi partiokoukkuun
  3. Hae materiaalipankista kaveri mukaan -teemaisia flaikkuja sekä julisteita ja levittele niitä partiokololle kaikkien saataville. Kaveri mukaan -päivästä voi infota jäsenistöä esimerkiksi julisteella ilmoitustaululla!

Lue vinkki toimivasta tavasta saada lisää samoajia ja vaeltajia täältä.

Uuden ryhmän perustaminen

Uuden ryhmän perustaminen ei ole niin vaikeaa kuin se ehkä aluksi saattaa tuntua. Vaikeinta on hommaan ryhtyminen!

Tee ainakin nämä:

  1. Soita muutamille vanhoille partiokavereille ja kysy, lähtisivätkö he vetämään sudarilaumaa
  2. Jos/kun käsissäsi on johtaja ilman laumaa, kirjoita lippukuntasi sähköpostilistalle, vanhempainlistalle, Facebook-seinälle ja nettisivuille ilmoitus, jossa kerrotaan uudesta ryhmästä ja minkä ikäisiä siihen tarvitaan.

Katso näppärät vinkit uuden ryhmän perustamiseen täältä.

Kuva: Janne Seppänen

Lippukuntien treenivinkki nro 25 – löytyyhän lippukuntasi lippukuntahausta?

Silloin tällöin käy niin, että ihminen ajattelee, että partio voisi olla hänelle tai hänen lapselleen mukava harrastus. Tällöin on hirmu tärkeää, ettei homma jää kiinni siitä, että partiota ei löydä. Kokeilepa, mitä tapahtuu, jos laitat googlen hakukenttään oman asuinalueesi nimen+partio. Mitä löytyy, löytyykö teidän lippukunta?

Itselleen lippukuntaa etsivä voi mennä partion nettisivuilla lippukuntahakuun. Sivulta löytyvästä kartasta voi hakea postinumeron tai kaupunginosan mukaan lähimmät lippukunnat. Lippukunnan kannattaa siis huolehtia siitä, että tiedot löytyvät oikein lippukuntahaku-sivulta!

Havainnekuva on kuvakaappaus tilanteesta, jossa etsin lippukuntaa Ylivieskasta.

Havainnekuva on kuvakaappaus tilanteesta, jossa etsin lippukuntaa Ylivieskasta.

Lippukunnan lisääminen kartalle tapahtuu Kuksassa. Ohjeen siihen löydät täältä.

(On muuten olemassa sivu nimeltään partio.fi/kuksaohje, hyvin hyödyllinen muutenkin!)

Kuksasta hyötyä lippukunnan arkeen

Taas on se aika vuodesta, kun lippukunnissa muistellaan menneen vuoden tapahtumia ja lasketaan kuinka paljon missäkin oli osallistujia sekä valmistellaan tilinpäätöstä. Vuosiselosteen vastaukset pitää palauttaa jo tammikuussa, helmikuussa onkin sitten vuorossa avustusten hakeminen ja lippukunnan vuosikokous. Huh, kuinka paljon tärkeää hommaa, jotta tulevanakin vuonna olisi rahaa toiminnan pyörittämiseen!

Samaan aikaan ajatuksissa pyörii iloinen asia – tähän jokavuotiseen mieleenpalauttamis- ja laskemisrumbaan on luvassa helpotusta! Suomen Partiolaisten uuden jäsenrekisteri Kuksan käyttöönottaminen tulee nimittäin vähentämään kalenterin takaisinpäin selailua ja muistelua, että ketäs kaikkia milloin missäkin oli vuoden mittaan mukana. Kaikki on nyt vain lippukunnasta itsestään kiinni ja jotta hyötyä syntyisi, on toimeen tartuttava nyt heti vuoden 2015 alussa!

Mitä pitää siis tehdä ja mitä siitä hyötyy?

Päivitä lippukunnan ja jäsenten tiedot. Näin postit kulkevat vuoden aikana suoraan oikeille henkilöille: mm. kohdennettu informaatio ikäkausivastaaville, tapahtumien markkinointi oikealle kohderyhmälle, laskutus, lippukuntaposti yms.

Lisää huoltajat. Kuksan kautta lähtee kätevästi ryhmien jäsenten huoltajille sähköpostia esimerkiksi erikoiskokouksista tai vaikka tulevan retken retkilaput. Kun huoltajat on lisätty, voivat huoltajat jatkossa itse päivittää (tekemällä huoltajan oman Partio-ID:n) omien partiolaistensa muuttuvat yhteystiedot jäsenrekisteriin. Vähemmän hommaa siis jatkossa jäsenrekisterinhoitajalle! Lisäksi ryhmänjohtajat näkevät ja voivat tarvittaessa käyttää Kuksasta löytyvien ryhmäläistensä huoltajien tietoja, jos heidän tarvitsee olla yhteydessä kotijoukkoihin.

Ryhmien toimintasuunnitelmat ja läsnäolotiedot. Paljonkin hyötyä! Ensinnäkin jäsenelle itselleen kertyy Partio-CV suoritetuista aktiviteeteista ja näin ollen hyvä listaus opituista asioista. Toisekseen jatkossa Kuksan kautta voidaan ajaa suoraan vuosiselosteisiin tieto suoritetuista merkeistä ja tehdyistä aktiviteeteista – Ei tarvitse siis enää laskea ja kerätä tietoja jokaiselta ryhmänjohtajalta erikseen. Ikäkausivastaava voi myös helposti seurata mitä oman ikäkauden ryhmissä tehdään vuoden aikana. Tällä tavoin voidaan välttää esimerkiksi se, että ikäkauden retkellä suoritetaan sellainen taitomerkki, jonka osa ryhmistä on suorittanut jo kokousten aikana. Lisäksi ryhmänjohtajat voivat kätevästi toimittaa vuoden lopussa kokousten osallistujatiedot lippukunnanjohtajalle avustushakemusta varten.

Lippukunnan tapahtumien luominen ja sähköinen ilmoittautuminen. Kun lippukunta luo joka ikisen vuoden aikana olevan tapahtumansa Kuksaan:

  • Saadaan tapahtumien osallistujatiedot ryhmien läsnäolotietojen tapaan näppärästi mm. avustuksia varten (koskee niin lippukunnan kesäleiriä ja ikäkauden yhteistä retkeä kuin myös hallituksen kokousta). Luomalla tapahtumat Kuksaan ja saamalla lippukunnan ilmoittautumaan tapahtumiin sitä kautta voit todella unohtaa paperivihossa olevat laskut osallistujatiedoista!
  • Saadaan toimintakertomukseen muutamalla klikkauksella menneen vuoden toimintakalenteri (halutessa osallistujatietoineenkin)
  • Saadaan tapahtumien ilmoittautumislinkit ajettua lippukunnan nettisivuille hyvissä ajoin. Ensinnäkin aikainen ja parempi tiedottaminen lippukunnan tulevasta toiminnasta. Mutta toiseksi: Tämä mahdollistaa myös sen, että jäsenten ja heidän huoltajiensa on helppo ilmoittaa jäsen mukaan lippukunnan tapahtumiin sähköisesti. Samalla lippukunta vähentää kotiin lähettävien (ja moneen kertaan hukkuvien) paperien määrää!
  • Tapahtumanjohtaja ja esim. muonittaja saavat Kuksan kautta osallistujalistat allergioineen yms. muutamalla klikkauksella exceliin ja vähentävät näin ollen oman aikansa tuhlaamista osallistujatietojen näpyttelyyn kaikkien tarvittavien johtajien käyttöön.
  • Tapahtumalaskutus voidaan hoitaa kätevästi Kuksan kautta ja jäsen sekä jäsenen huoltajat voivat seurata Kuksasta ovatko jo maksaneet tapahtuman vai eivät. Tapahtumalaskutuksen kautta myös osallistumismaksut kulkeutuvat suoraan oikeille lippukunnan kirjanpidon tileille ja tilinpäätöksen tekeminen helpottuu.

Aloita siis nyt heti ja tee aluksi ahkerasti töitä (tapahtumien ja jäsenten huoltajien luomiseksi Kuksaan). Työn hedelmät korjaat vuoden lopussa moninkertaisesti!

Tarvitsetko apua?

Jos et osaa tai tiedä miten joku asia tehdään, älä epäröi pyytää apua! Voit kysyä asiasta:

Kirjoittajana Hanna Hietikko, Pääkaupunkiseudun Partiolaisten lippukuntakoordinaattori
Kuva: Suomen Partiolaiset, Suurjuhla 2014. Kuvaaja Tuomas Puurtinen.

Näkyykö kolonne oikein partiohaussa?

Suomalaiset partiolippukunnat löytyvät kaikki kätevästi saman sivun alta, osoitteesta www.partio.fi/partiohaku . Mutta näkyykö kolonne osoite oikein kartassa? Kannattaa tarkastaa ja päivittää, jotta uudet jäsenet löytävät toimintanne.

Kartta ottaa kolojen koordinaatit lippukuntien tiedoista jäsenrekisteri Kuksasta. Pelkkä osoite ei siis riitä, vaan tietoihin tarvitaan koordinaatit. Tässä ohjeet niiden päivittämiseen!

1) Mene osoitteeseen http://maps.google.com

2) Etsi kartalta kolon sijainti esim. osoitehaulla tai selaamalla karttaa

3) Kopioi selaimen osoitteesta koordinaatit ja vaihda pisteet pilkuiksi.
Esim. Haagan Eräveikot:
Selailulla: https://www.google.fi/maps/@60.2181172,24.8959153,17z?hl=fi
koordinaatit: leveysaste 60,2181172 ja pituusaste 24,8959153

Osoitehaulla:https://www.google.fi/maps/place/Haagan+pappilantie+2,+00320+Helsinki/@60.2183134,24.8962219,19z/data=!3m1!4b1!4m2!3m1!1s0x469209e0410ec43f:0x50fbdd69526c6c45?hl=fi
koordinaatit: leveysaste 60,2183134 ja pituusaste 24,8962219

4) Lippukunnan tiedoissa on kohta kokoontumispaikoille. Jos kolonne ei vielä ole täällä, klikkaa lisää. Jos paikka on jo, klikkaa muokkaa.

5) Lisää oikea leveysaste ja pituusaste paikoilleen ja muista tallentaa.

Lisätietoja Kuksan käytöstä löydät täältä. Lippukuntanne tietoja pystyy päivittämään lippukunnanjohtaja, jäsenrekisterinhoitaja ja sihteeri. Samalla kun päivitätte kolon koordinaatit, kannattaa tarkistaa myös muut tiedot. Myös partiohaussa näkyvä nettisivu tulee Kuksan kautta lippukunnan tiedoista.

 Kirjoittajana Annika Jouhki, blogin koordinaattori.