Arkistot kuukauden mukaan: tammikuu 2015

Ko-Gi – avain lippukunnan kehitykseen

”Parhaimmillaan se tuntuu palkinnolta, missä toimintaa kehitetään määrätietoisesti, oikeilla työkaluilla ja ohjatusti. Pään hakkaaminen seinään vähenee.”

Kolmiapila-Gilwell -koulutus pitää olla jokaisen lippukunnan työkalupakkiin kuuluva vakiovarustse. PJ-PK-koulutus on jo tässä asemassa ja huomattavan suuri osa ikäkaudesta käy kyseisen koulutuksen läpi. PJ-PK on kuitenkin vain peruskoulutus, eikä se riitä vielä lippukunnan toiminnan kehittämiseen, ellei kurssilaisella ole poikkeuksellisen kova henkilökohtainen motivaatio.

Oman mutu-tuntuman perusteella uskon, että Ko-Gille osallistuvat usein ne, joilla on suuri sisäinen motivaatio partiota kohtaan. Se on hyvä asia. Olisi kuitenkin parempi, jos Ko-Gista tulisi lippukunnissa yhtä arkinen osa johtajakoulutusta kuin PJ-PK-koulutuksesta: Ko-Gi-tietoutta tulee antaa kaikille kohderyhmään kuuluville. Yhdenkin johtajan Ko-Gi-kouluttautuminen on mahdollisuus koko lippukunnalle.

Lippukunnissa Ko-Gi-koulutuksen tulisi käydä kaikkien ikäkausivastaavien, luotsien ja lippukunnanjohtajan. Toisin sanoen kaikki aikuiset, jotka toimivat vastuullisissa pesteissä, tulisi olla koulutettuja Ko-Gi-tasoisesti. Tämä helpottaa erityisesti lippukunnanjohtajan työtaakkaa. Ilman Ko-Giakin pärjää, mutta oma näkemykseni ja kokemukseni pohjalta koulutus antaa vankan pohjan erityisesti nuorille aikuisille toiminnan kehittämiseen. Tehdään niin kuin aina ennenkin -mentaliteetti joutaa romukoppaan. Ei sillä tavalla saa jäsenmäärää nousuun ja johtajiston hyvinvointia paremmaksi. Jos lippukunnassa on tiedostettu ongelma, mutta ongelmaa ei ole korjattu tietotaitoon liittyvien seikkojen takia, Ko-Gi on väylä saada koko lippukuntaan kunnollinen korjaussarja. Koulutus antaa näkemyksiä, motivaatiota, toimintatapaideoita, työkaluja toiminnan kehtittämiseen, ystäviä sekä vertaistukea.

Yksi työkalu toiminnan kehittämiseen on ymmärrys toiminnan tavoitteellisuudesta ja toiminnan kehittämiseen liittyvistä mittareista.

Annan esimerkin: lippukunnassamme meripartiotoiminta on tavoittanut aikaisempia vuosia enemmän ihmisiä. Mailejakin on tullut normaalia enemmän. Miksi? Vanhat lokikirjat käytiin läpi ja niistä havaittiin muun muassa, että mitä pidempi purjehduskausi on, sitä enemmän purjehtijoita on. Samalla kipparistossa on ollut aktiiveja, jotka ovat esimerkillisesti mahdollistaneet pitkän purjehduskauden. Nykyään laitamme yhä tarkemmin veneen lasku- ja nostoajat toimintasuunnitelmaamme ja toimimme sen mukaisesti. Samalla vene on pyritty ottamaan osaksi kevään toimintaa siten, että jokaiselle tarjotaan purjehdusmahdollisuus ennen viikkotoiminnan päättymistä. Olemme onnistuneet ottamaan askelen parempaan meripartiotoimintaan.

Kirjoittajana Axu. Kuva Lasse Roiha.

Tietoa tämän vuoden Ko-Gi-kursseista. HUOM! Ilmoittautuminen päättyy jo 31.1.!

Kuksasta hyötyä lippukunnan arkeen

Taas on se aika vuodesta, kun lippukunnissa muistellaan menneen vuoden tapahtumia ja lasketaan kuinka paljon missäkin oli osallistujia sekä valmistellaan tilinpäätöstä. Vuosiselosteen vastaukset pitää palauttaa jo tammikuussa, helmikuussa onkin sitten vuorossa avustusten hakeminen ja lippukunnan vuosikokous. Huh, kuinka paljon tärkeää hommaa, jotta tulevanakin vuonna olisi rahaa toiminnan pyörittämiseen!

Samaan aikaan ajatuksissa pyörii iloinen asia – tähän jokavuotiseen mieleenpalauttamis- ja laskemisrumbaan on luvassa helpotusta! Suomen Partiolaisten uuden jäsenrekisteri Kuksan käyttöönottaminen tulee nimittäin vähentämään kalenterin takaisinpäin selailua ja muistelua, että ketäs kaikkia milloin missäkin oli vuoden mittaan mukana. Kaikki on nyt vain lippukunnasta itsestään kiinni ja jotta hyötyä syntyisi, on toimeen tartuttava nyt heti vuoden 2015 alussa!

Mitä pitää siis tehdä ja mitä siitä hyötyy?

Päivitä lippukunnan ja jäsenten tiedot. Näin postit kulkevat vuoden aikana suoraan oikeille henkilöille: mm. kohdennettu informaatio ikäkausivastaaville, tapahtumien markkinointi oikealle kohderyhmälle, laskutus, lippukuntaposti yms.

Lisää huoltajat. Kuksan kautta lähtee kätevästi ryhmien jäsenten huoltajille sähköpostia esimerkiksi erikoiskokouksista tai vaikka tulevan retken retkilaput. Kun huoltajat on lisätty, voivat huoltajat jatkossa itse päivittää (tekemällä huoltajan oman Partio-ID:n) omien partiolaistensa muuttuvat yhteystiedot jäsenrekisteriin. Vähemmän hommaa siis jatkossa jäsenrekisterinhoitajalle! Lisäksi ryhmänjohtajat näkevät ja voivat tarvittaessa käyttää Kuksasta löytyvien ryhmäläistensä huoltajien tietoja, jos heidän tarvitsee olla yhteydessä kotijoukkoihin.

Ryhmien toimintasuunnitelmat ja läsnäolotiedot. Paljonkin hyötyä! Ensinnäkin jäsenelle itselleen kertyy Partio-CV suoritetuista aktiviteeteista ja näin ollen hyvä listaus opituista asioista. Toisekseen jatkossa Kuksan kautta voidaan ajaa suoraan vuosiselosteisiin tieto suoritetuista merkeistä ja tehdyistä aktiviteeteista – Ei tarvitse siis enää laskea ja kerätä tietoja jokaiselta ryhmänjohtajalta erikseen. Ikäkausivastaava voi myös helposti seurata mitä oman ikäkauden ryhmissä tehdään vuoden aikana. Tällä tavoin voidaan välttää esimerkiksi se, että ikäkauden retkellä suoritetaan sellainen taitomerkki, jonka osa ryhmistä on suorittanut jo kokousten aikana. Lisäksi ryhmänjohtajat voivat kätevästi toimittaa vuoden lopussa kokousten osallistujatiedot lippukunnanjohtajalle avustushakemusta varten.

Lippukunnan tapahtumien luominen ja sähköinen ilmoittautuminen. Kun lippukunta luo joka ikisen vuoden aikana olevan tapahtumansa Kuksaan:

  • Saadaan tapahtumien osallistujatiedot ryhmien läsnäolotietojen tapaan näppärästi mm. avustuksia varten (koskee niin lippukunnan kesäleiriä ja ikäkauden yhteistä retkeä kuin myös hallituksen kokousta). Luomalla tapahtumat Kuksaan ja saamalla lippukunnan ilmoittautumaan tapahtumiin sitä kautta voit todella unohtaa paperivihossa olevat laskut osallistujatiedoista!
  • Saadaan toimintakertomukseen muutamalla klikkauksella menneen vuoden toimintakalenteri (halutessa osallistujatietoineenkin)
  • Saadaan tapahtumien ilmoittautumislinkit ajettua lippukunnan nettisivuille hyvissä ajoin. Ensinnäkin aikainen ja parempi tiedottaminen lippukunnan tulevasta toiminnasta. Mutta toiseksi: Tämä mahdollistaa myös sen, että jäsenten ja heidän huoltajiensa on helppo ilmoittaa jäsen mukaan lippukunnan tapahtumiin sähköisesti. Samalla lippukunta vähentää kotiin lähettävien (ja moneen kertaan hukkuvien) paperien määrää!
  • Tapahtumanjohtaja ja esim. muonittaja saavat Kuksan kautta osallistujalistat allergioineen yms. muutamalla klikkauksella exceliin ja vähentävät näin ollen oman aikansa tuhlaamista osallistujatietojen näpyttelyyn kaikkien tarvittavien johtajien käyttöön.
  • Tapahtumalaskutus voidaan hoitaa kätevästi Kuksan kautta ja jäsen sekä jäsenen huoltajat voivat seurata Kuksasta ovatko jo maksaneet tapahtuman vai eivät. Tapahtumalaskutuksen kautta myös osallistumismaksut kulkeutuvat suoraan oikeille lippukunnan kirjanpidon tileille ja tilinpäätöksen tekeminen helpottuu.

Aloita siis nyt heti ja tee aluksi ahkerasti töitä (tapahtumien ja jäsenten huoltajien luomiseksi Kuksaan). Työn hedelmät korjaat vuoden lopussa moninkertaisesti!

Tarvitsetko apua?

Jos et osaa tai tiedä miten joku asia tehdään, älä epäröi pyytää apua! Voit kysyä asiasta:

Kirjoittajana Hanna Hietikko, Pääkaupunkiseudun Partiolaisten lippukuntakoordinaattori
Kuva: Suomen Partiolaiset, Suurjuhla 2014. Kuvaaja Tuomas Puurtinen.